就活で履歴書をメールで送る際のマナーと注意点を理解しよう！

就活で履歴書を送るときは、郵送よりもメールでの送付を求められることが少なくありません。その際に「メール送付時に気をつけるべきマナーがわからない」という人もいるのではないでしょうか。

この記事では、就活で履歴書をメールで送るときのマナーとポイントについて紹介します。例文も用意したので、メールを送るときに活用してください。

就活で履歴書をメールで送る時のマナー

就活にて履歴書をメールで送るときはわかりやすさが大切です。採用担当者には、就活生から毎日大量のメールが届くため、応募者からのメールだと気がつかなければ読むのを後回しにされてしまう可能性があります。

就活のメールはビジネスメールなので、相手に失礼がないようマナーを守ることが重要です。

メールの返信は早めにする

就活では採用担当者からメール送信の指示があったら、すぐに返信することを心がけましょう。いつまでも返信しないと、メールを見ていないと思われることはもちろん、仕事に関してもルーズな人だと判断されることもあります。

提出依頼が来たらすぐに返信できるよう、事前にフォーマットやデータを準備しておくことで早めの対応ができます。

本文は「宛先・挨拶・要件・署名」を書く

メールは「宛名」「挨拶」「要件」「署名」の構造になっています。

1. 宛名は必ず最初に明記しましょう。担当者の名前がわからない場合は「○○株式会社　担当者様」で構いません。
2. 次に書くのが挨拶です。自分で名乗った後に「はじめまして」と挨拶を添えると自然な流れになります。
3. 次に要件です。要件はわかりやすくかつ、見やすく書きましょう。
4. 最後に署名を入れます。

全体の構成は次のような書き方です。

メールの件名はわかりやすく書く

メールを送るとき、LINE感覚で件名を入れずに送信している人も多いと思いますが、就活やビジネスの場ではそれは適していません。採用担当者は、毎日多くの就活生からのメールをチェックしているため、メールを見るだけでもかなりの時間を要します。

そのため、就活時は送付側のマナーとして、件名だけで誰からのどのようなメールなのかが伝わるようにしましょう。「説明会に関する質問（○○大学 ○○）」のように書くとわかりやすくなります。

企業側から届いたメールへの返信であれば、「返信ボタン」を使って「RE:」を付けた件名で構いません。しかし、あまりにも「RE：RE：RE：RE：（件名）」と続くと見づらいため、消してRE：ひとつにしましょう。

文字装飾や顔文字は使わない

就活などのビジネスメールでは文字装飾は必要ありません。重要な部分を協調したいと思う人もいると思いますが、装飾付きのメールは印象が悪くなります。

また、顔文字や絵文字も使うのはやめましょう。正しい書き方をしていても、文字装飾や顔文字があることで幼稚な印象になり、評価が下がることがあります。

ファイル名は「日付＋履歴書＋氏名」にする

メールに添付する履歴書ファイルにも気配りが必要です。ビジネスメールでは、ファイルを開かなくても内容が分かるようにしなければなりません。

就活で企業に履歴書を送るときも、採用担当者が分かりやすいファイル名をつけましょう。ファイル名には「日付」「履歴書」「氏名」を入れると、いつのデータか分かりやすくなります。

たとえば、「20230130_履歴書_山田太郎」のようなファイル名です。なお、履歴書はPDFファイルにして送るのがマナーなので覚えておきましょう。

履歴書などのデータはPDF形式で送る

ビジネスメールでは、作成したデータはPDFにするのがマナーですので就活で送る際もPDF形式で送るようにしましょう。Excelやwordで作成したデータは、第三者によって内容の書き換えが可能であることと、開く側のバージョンによってレイアウトが崩れることがあります。

そのため、履歴書はPDFに変換してから送付しましょう。

データにはパスワードをかけてから送る

履歴書には住所や電話番号など、就活生の個人情報が書かれています。企業では、誰でもパソコンが見れるようになっていることもあるため、データにパスワードをかけて送るのがマナーです。

パスワードなしのまま送りがちですが、Excelやwordで作成した履歴書ファイルにはパスワードをかける癖をつけましょう。なお、パスワードは履歴書を添付したメールを送った後に、別のメールで送るようにしてください。

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履歴書をメールで送るときの例文

先ほどの要素をふまえて、就活で履歴書をメールで送付する際の例文を紹介します。「企業に直接応募をする場合」と「企業から送付を求められた場合」を例にみていきましょう。

企業に直接応募する場合

企業に直接応募する場合の例です。

企業から提出を求められた場合

企業から履歴書を送付するように依頼があった場合の例です。

パスワードを送る場合

企業では複数で1台のパソコンを共有していることも少なくありません。

そのため、履歴書など個人情報が記載された書類をメールするときはパスワードを設定するのが一般的です。

パスワードは本文のメールを送付後に、別で送るのがマナーです。パスワードを別メールで送付する際の例文を紹介します。

就活でメールを送るときに確認すること

メールは一度送ると取り消しができないことがほとんどです。書き方に不備があったり、内容が間違っていたりすると、採用担当者の印象を悪くすることがあります。

メールを送る前に、次のことを確認しておきましょう。

誤字脱字がないか

誤字脱字がないことはビジネスメールの基本です。間違った漢字や不自然な空白が入っていないかのチェックをしてから送りましょう。

また、スマホからメール送信することもあると思います。スマホの画面に合わせてメールを作成すると縦にスクロールしながら入力するため、改行が多くなってしまいがちです。

これを相手がパソコンで見ると、不自然な改行になり見づらい文章になります。そのためパソコンで見られることを前提で、30～40字で改行すると読みやすくなります。

添付間違いや漏れがないか

メールの送信でよくあるミスが「添付する書類の間違い」と「添付忘れ」です。

一度送信してしまうと訂正ができないため、もう一度添付したものを送らなければならなくなり、見る側もわかりづらくなります。

添付したつもりが添付されていないこともあるため、送る前に必ず添付されているかの確認をしましょう。

宛先はあっているか

複数の企業に応募するときは宛先を間違えることが少なくありません。送ったあとで「しまった」とならないように、宛先には特に注意を払いましょう。

よくあるのが、本文に書いてある企業名とメールの宛先が違うというミスです。応募先企業に失礼になるので、必ず相違がないかチェックしてから送りましょう。

担当者名や企業名（株式会社○○か○○株式会社）にも気をつける必要があります。

送信する時間帯は適切か

メールは24時間送付ができます。しかし、採用担当者は会社のパソコンでメールを見ていることが多く、就業時間以外に送ると確認するのが翌日になってしまうこともあります。

また、深夜などに送ることを非常識と感じる採用担当者も少なくありません。できるだけ、就業時間内に送信することを心がけ、授業などで遅れたとしても深夜に送らないよう気配りが必要です。

履歴書送付時によくある質問

履歴書の送付依頼や書類選考結果など、就活生への連絡は一斉メールで行う企業も増えてきています。企業から届くメールにはどこまで返信すれば良いか、迷う就活生もいるのではないでしょうか。

最後に、企業からのメールに関してよくある質問にお答えします。

書類選考の連絡メールには返信した方がよいですか？

就活生への書類選考の連絡メールは、書類選考の条件や書類の様式など内容確認のメールです。このような内容確認のメールは応募者全員に送信されています。

これに返信してしまうと、採用担当者も「承知しました」のメールがたくさん届くことになり迷惑しますので、この場合は返信しないようにしましょう。ただし、内容を読んで質問がある場合は、質問のメールを返信しても構いません。

合格通知や不合格通知のメールには返信した方がよいですか？

合格通知メールには、次の段階の日程が記載されていることも多く、日程を調整して返信を求められることも少なくありません。返信の際に、合格通知に対するお礼を一緒に伝えると好印象です。

一方、不採用通知には必ずしも返信をする必要はありません。応募者が多い企業では不採用者も大勢います。そのため、採用担当者は不合格になった就活生のメールまでチェックする時間はないのでメール返信は特に気を遣う必要はないでしょう。

履歴書をメールに添付するときの手順を教えてください

履歴書をメールで送る時の手順は次の通りです。

• Step1：件名は「件名＋名前」にする
• Step2：本文は簡潔に「宛名＋挨拶＋本文＋署名」で書く
• Step3：履歴書ファイルを添付する（ファイル名は「日付＋履歴書＋氏名」）
• Step4：パスワード通知メールを送る

まとめ

就活の際、履歴書をメールで提出する際にはマナーがあります。ビジネスメールのマナーは、社会人として大切なスキルのひとつなので、メールの送り方を知らなければ印象が悪くなることがあります。

メールという手段ではありますが、新卒採用担当者とのコミュニケーションです。就活ではメールのやり取り段階から、すでにみられているという意識を持ちましょう。

印象を悪くしないためにも、メール文面の誤字脱字やデータの作成方法をしっかりチェックして、送信時間にも気を配ることが必要ですので、マナーをよく理解した上で送るようにしましょう。