就職活動をしていると、企業とメールでやり取りをしなければならないシーンが多々あります。
予めマナーを知っておけば抵抗なくメールを送れますが、メールに慣れていないときはどうしたらいいのか迷ってしまうでしょう。
今回は、新卒の就活生へ向けた求人紹介エージェントの「JOBマッチ」を担当する私が、就活メールの送り方について解説します。
また、基本的なマナーややってはいけないNGポイントも紹介しているので、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
就活メールの正しい送り方と基本マナー
それではさっそく就活メールの正しい送り方を見ていきましょう。おさえておくべき基本マナーは以下の通りです。
メールアドレスはシンプルなものを使う
就活を始める際は、就活専用のメールアドレスを作成しておくと便利です。
プライベート用のアドレスを使用していると、企業からの大事なメールが埋もれてしまう事態になりかねません。
就活用のメールアドレスはシンプルなものを使用しましょう。文字がランダムに配列されたアドレスは、迷惑メールと捉えられてしまう可能性があるため注意が必要です。自分の名前をベースとしたアドレスがおすすめです。
件名には用件を表示する
メール作成時の件名には用件を必ず表示しましょう。
ポイントは相手がメール一覧を開いたときに、何の用件か一目で分かるようにしておくことです。
履歴書やESを送付する際は「書類送付の件」「履歴書送付の件」などが適しています。
企業からのメールを返信するとき、自動で付く「Re：」は付けたままで問題ありません。
件名を変えるとこれまでのやり取りが分かりにくくなってしまうため、タイトルには手を加えないようにしましょう。
冒頭には会社名と宛名を記載する
本文の冒頭には必ず会社名と宛名を記載しましょう。基本的には「会社名」「部署名」「氏名」でワンセットです。
人事部宛など、担当者の氏名が分からない場合は「ご担当者様」とします。
本文の最後には署名を記載する
本文の最後には署名を記載します。署名とは、メール送信者の簡易的な情報のことでビジネス上のやり取りでは必須のマナーです。
初めてメールを送るときはもちろんですが、やり取りを重ねている相手に対しても署名を記載します。
就活用の署名の場合、大学名や学部・学科、氏名、電話番号、メールアドレスがあれば問題ありません。
JOBマッチ担当者正しい敬語を使用する
正しい敬語を使用するのも大事なポイントです。LINEに慣れていると、使いがちなのが「話し言葉」です。
語尾に「ですよね」を付けたり、「やっぱり」「もっと」を使用したりしないよう注意しましょう。
本文は「ですます調」で統一し、やっぱり→やはり、もっと→さらに、といったように正しい敬語や書き言葉を使用します。
送り方のNGポイント
就活メールではやってはいけないNGポイントがいくつか存在します。
以下では、就活メールでやりがちなNGポイントを3つ紹介します。
本文中の改行をしない
本文に適度な改行を入れないのは基本的にNGです。
特に相手がスマートフォンでメールを確認する場合、改行がないメールは読みにくくなってしまいます。
そのようなシーンを想定し、メール本文は3～4行を目安に改行するのがマナーです。もしくは、話の内容が変わるタイミングで改行してもいいでしょう。
営業時間外に返信する
営業時間外の返信も好ましくありません。メールの返信は基本的に24時間以内が推奨されていますが、真夜中の返信は企業からの印象が悪くなってしまう恐れがあります。
メールの作成が夜中になってしまった場合は翌朝に届くよう、送信予約設定を活用するのがおすすめです。
宛名に略称を使う
宛名に略称を使うのは、マナー違反と判断されてしまうため注意しましょう。会社内で社名を略していても、メールの宛名で略称を使うのは失礼に当たります。
社名の「株式会社」を「（株）」とするのもNGです。
就活メールのシーン別の例文5選
就活中にメールを使うシーンはさまざまです。以下では、シーン別に就活メールで活用できる例文を全4選紹介します。書き方で迷ったときの参考にしてみてください。
書類送付メールの送り方
【件名】
応募書類送付の件（大学名・名前）
【本文】
株式会社○○
人事部 山田様
お世話になっております。
（大学名・学部・学科・学年）の田中と申します。
この度は、新卒採用の書類提出のためご連絡いたしました。
PDF形式にて、履歴書とエントリーシートの2点を添付しております。
お忙しい中恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
【署名】
書類送付の際は、ファイルの形式と書類の内容を記載しましょう。
ありがちなミスがファイルの添付忘れです。送信ボタンを押す前に、本文の内容と同時に添付されているかを確認しましょう。
お礼メールの送り方
【件名】
本日（日付）面接のお礼の件（大学名・名前）
【本文】
株式会社○○
人事部 山田様
お世話になっております。
本日（日付）面接を受けさせていただきました（大学名・学部・学科・学年）の田中と申します。
本日は貴重なお時間を頂きまして、ありがとうございました。
貴社のモットーである「消費者第一目線」のお話を詳しく知ることができ、志望の熱意がより一層強くなりました。
本日は丁寧にご対応頂けましたことにお礼を申し上げるとともに、貴社のますますのご発展と皆様のご多幸をお祈りいたします。
【署名】
面接のお礼メールは必ず日付を記載しましょう。
企業は多数の就活生と面接を行っているため、日付と名前がなければどの就活生なのか思い出すのに時間がかかってしまいます。
JOBマッチ担当者質問メールの送り方
【件名】
Re：会社説明会について
【本文】
株式会社○○
人事部 山田様
お世話になっております。
（大学名・学部・学科・学年）の田中と申します。
会社説明会についての日程や場所等のご提示ありがとうございます。
1点質問があり、ご連絡させていただきました。
エントリーシートの提出が必須とありますが、提出は当日に持参する形でしょうか。
それとも、当日までにメールでの添付による提出でしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
【署名】
企業からのメールに対する返信は件名を変える必要はありません。
質問事項については、質問が何点あるのかを最初に記載した上で内容を作成します。複数の質問がある場合は、箇条書きにして相手が読みやすいようにしましょう。
日程調整メールの送り方
【件名】
一次面接の日程調整依頼の件（大学名・名前）
【本文】
株式会社○○
人事部 山田様
お世話になっております。
（大学名・学部・学科・学年）の田中と申します。
一次面接の日程のご連絡、ありがとうございます。
つきましては、以下の日時でご調整いただくことは可能でしょうか。
〇月〇日（月） 終日
〇月〇日（水） 終日
〇月〇日（木） 13時以降
お忙しいところ申し訳ございませんが、ご検討の程よろしくお願いいたします。
【署名】
日程調整の際は、複数の候補日を記載しておきましょう。
就活生側から日程を提示することに抵抗があるかもしれませんが、ビジネスでは依頼者側から日程を提示するのが正しいマナーです。
面接辞退メールの送り方
【件名】
面接辞退のご連絡（大学名・名前）
【本文】
株式会社○○
人事部 山田様
お世話になっております。
（大学名・学部・学科・学年）の田中と申します。
〇月〇日〇時より、面接の機会をいただいておりましたが、
一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間をいただいていたにも関わらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
【署名】
就活の面接を辞退する場合、まずはいつの面接を予定していたのかを必ず記載します。
辞退の理由に関しては正直に伝える必要はなく「一身上の都合」で問題ありません。
ただし、選考を辞退するからといって雑に対応するのはNGです。謝罪の言葉と相手への配慮は欠かさず行いましょう。
まとめ
本記事では就活メールの送り方について正しいマナーやNGポイント、シーン別の例文を紹介しました。メールアドレスはシンプルなものを使用することから始めましょう。
また、件名には用件を表示すること、冒頭には会社名と宛名を記載することも忘れてはいけません。本文中に改行を入れなかったり、営業時間外に返信したりするのは、マナー違反と捉えられる恐れがあるためNGです。
就活メールの送り方で迷ったら就活エージェントに頼るのがおすすめです。新卒の就活生を徹底的にバックアップしている「JOBマッチ」は、就活メールの正しいマナーについても指導してくれます。
登録や相談、求人紹介はすべて無料なので、まずは登録から始めてみてください。
