就活中は日程が詰まっていて調整が大変ですよね。「就活で面接の日程を調整したいけど、メールの書き方がわからない」という人も多いのではないでしょうか。もし、日程調整をお願いしたら印象が悪くなるのではないかと不安な人もいるでしょう。
結論から言うと、日程調整のメールはいくつかのポイントを押さえることで失礼にはなりません。むしろ、好印象を与えることも可能です。この記事では、具体的な書き方や注意すべきことについて解説します。
最後まで読むことで、失礼にならない就活メールの書き方をマスターできるので、ぜひ活用してください。
就活で日程調整メールを送るときのマナー7選
就活では書類選考やWebテストをクリアすると、面接日程をメールでやりとりする機会も少なくありません。
就活においてメールは第一印象になることも多く、就活マナーをよく知らずに送ってしまうと、採用担当者の印象を悪くしてしまう可能性もあります。
「面接の日程調整の段階から面接が始まっている」と心得ましょう。
では、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。7つのポイントを紹介します。
返信は24時間以内にする
採用担当者は仕事をしながら面接するため、早めに予定を押さえなければならず、スピーディな対応が求められます。
そのため、就活メールは少なくとも24時間以内には返信を心がけましょう。
なお、予定の確認などで返事を保留する場合は「◯日までには返信します」と、取り急ぎの返信をしておくのが就活マナーです。
送る時間帯に配慮する
メールの送信であっても、企業の営業時間内に送るのが就活マナーです。送信時間によって、あなたの生活のリズムがわかることがあります。
たとえば、深夜や明け方などの時間帯に送られたメールだと「生活が不規則な人」だと判断されることもあるのです。
メールなのでいつでもいいと思いがちですが、送る時間帯には配慮しなければなりません。したがって、就活メールを送信する時間帯は9:00〜18:00の間にしましょう。
お礼を伝える
メールの返信は簡潔にすることがポイントです。だからといって、内容だけを書くのではなく連絡してもらったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。
やり取りが初めての場合は、説明会やOB訪問などへのお礼などを書くと好印象です。
採用担当者は、あなたのために時間を割いてメールを送ってくれているのですから、「日程調整ありがとうございます」というお礼は必ず添えることをおすすめします。
このような、ちょっとした心配りが、面接担当者に「礼儀正しい人」という好印象を与えるのです。
返信は「Re:」で件名は変更せず本文も残す
「Re:」は失礼だと思い件名を変更する人もいますが、用件がわかりにくくなるので「Re:」で返信しましょう。返信の返信でやりとりが続き「Re」が増えてきたら、2個くらいの「Re」を残して削除して構いません。
また、本文も残したままで返信するのが就活マナーです。
そのままにしておくことで、それまでのやりとりの流れがわかりやすくなります。
新規の場合はわかりやすい件名にする
2回目以降の場合は「Re:」で返信しますが、初めてメールを送るときは、一目で何のメールかわかるようにする必要があります。
採用担当者には毎日たくさんのメールが届くので、件名でメールの優先順位をつけていることが少なくありません。
しかし、長すぎる件名はかえって読みづらくなるので、注意しましょう。
件名は「面接希望日のご連絡（◯◯大学◯◯学部 氏名）」とすると、開かなくても就活生からのメールという点と内容がわかるのでおすすめです。
会社名や部署名は省略しない
就活生メールの宛名は省略せずに記載してください。
例えば「（株）◯◯」ではなく「株式会社会◯◯」のように正式名称で正しく記載するのがマナーです。また、担当者名も名字だけでなく、フルネームにしなければなりません。
自分の名前を名乗る際もフルネームを使用し、学校名だけでなく学部・学科までしっかりと記載が必要です。
署名を入れる
メールの最後には署名を入れます。署名があることで誰からのメールなのかが一目でわかるからです。
署名には必ず「名前、メールアドレス、携帯電話番号」を入れるようにしましょう。
また、署名は本文が終わったことを意味するため、罫線を引いてから書くとわかりやすくなります。ただし、罫線はビジネス向けのものにしましょう。「＝＝＝＝＝＝＝＝」や「———————」などの罫線が無難です。
なお、署名を忘れないための対策として、自動挿入の設定にしておくことがおすすめです。
就活の日程調整メール例文
日程調整の候補日は企業から提示されることもあれば、こちらから希望できるケースもあります。
なかには、どうしても調整ができないことや、予定日に別の面接が入る場合もあるでしょう。
それぞれの例文を紹介するので、アレンジして使ってください。
例文①面接候補日の指定がある場合
企業から提示された複数の候補日から希望日時を伝える場合は、日時がはっきりわかるように書くのがポイントです。
終日大丈夫な場合でも「いつでもいい」という回答ではなく、希望日を必ず伝えましょう。
＜あいさつ＞
株式会社◯◯
新卒採用担当者様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の就活 太郎と申します。
＜本文＞
ご連絡いただきありがとうございます。
下記の時間にお伺いいたします。
◯月◯日（◯）◯時
よろしくお願い申し上げます。
＜署名＞
———————
氏名：就活 太郎
電話：
メールアドレス：
———————
例文②こちらから日程を希望できる場合
自分の予定に合わせて希望日を提案させてもらえる場合の書き方です。
最低3つの候補日を提案しましょう。
＜本文＞
ご連絡いただきありがとうございます。
下記の日程でお伺いすることが可能ですので、ご調整いただけますと幸いです。
◯月◯日（◯）◯時
◯月◯日（◯）◯時
◯月◯日（◯）◯時
よろしくお願い申し上げます。
例文③日程調整が難しい場合
企業から提示された日の都合が悪いために調整できないときは、おわびして変更のお願いをしましょう。
あわせて、希望日時を最低3つ提案することが重要です。
＜本文＞
ご連絡いただきありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご連絡いただきました日程におきまして、都合が悪くお伺いすることが難しい状況です。
誠に勝手ではございますが、以下の日程で再調整いただければ幸いです。
第一希望 ◯月◯日（◯）◯時
第二希望 ◯月◯日（◯）◯時
第三希望 ◯月◯日（◯）◯時
お手数をおかけしますが、ご調整よろしくお願い申し上げます。
例文④確定した日程の再調整をお願いする場合
確定後の日程変更をお願いする場合は「Re:」ではなく「日程再調整のお願い」として新規作成しましょう。
採用担当者も予定を変更しなければならないので、謝罪したうえで代替日程の提案が必要です。
＜本文＞
ご連絡いただきありがとうございます。
こちらの都合で、訪問を予定している◯月◯日（◯）◯時にお伺いすることが難しくなってしまいました。
大変恐縮ではございますが、以下の日程で再調整が可能でしょうか。
第一希望 ◯月◯日（◯）◯時
第二希望 ◯月◯日（◯）◯時
第三希望 ◯月◯日（◯）◯時
お手数をおかけして大変申し訳ございませんがご調整の程よろしくお願い致します。
例文⑤企業から返信が来ない場合
日程調整メールに対して承諾の返信が来ない場合は、採用担当者がメールを見落としている可能性もあります。
このようなときは、1週間をめどに確認メールを送りましょう。
この際に「確認ができません」ではなく「お願い」という形で催促するのがポイントです。
＜本文＞
先日は日程調整のご連絡いただき、ありがとうございました。
希望日を◯月◯日（◯）◯時でお送りしたのですが、あらためてご確認させていただいてもよろしいでしょうか。
お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ございません。
例文⑥面接を辞退したい場合
選考辞退の理由は「一身上の都合」にします。また、自己都合で辞退することと、メールでの連絡であることを謝罪しましょう。
＜本文＞
大変恐れ入りますが、一身上の都合により、◯月◯日（◯）◯時にお約束している面接を辞退させていただきたくご連絡いたします。
日程をご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となってしまったことを重ねておわび申し上げます。
まとめ
就活での日程調整に関するメールを送る時のマナーと例文を紹介しました。
「あいさつ・本文・署名」という基本の書き方は全てのメールで共通の方法なので、どのような場面でも使えるので、覚えておきましょう。
就活でのメールのやりとりが内定の直接的な判断になるわけではありません。しかし、採用担当者も人間なので、就活マナーがない書き方だとあなたの印象が悪くなる可能性があります。
重要なのは就活マナーを守り「お礼」と「感謝の気持ち」を伝えることです。
