【就活生向け】企業への書類提出のマナーと封筒の書き方を解説
就活 2023年 1月10日

就活における書類の送り方と封筒の書き方・注意点まとめ

【就活生向け】企業への書類提出のマナーと封筒の書き方を解説

就活中は履歴書やお礼状等を郵送する機会が増えるため、正しい書き方・送り方を覚えておく必要があります。

この記事では、就活で履歴書やお礼状を送る際の封筒の書き方と、書類送付で失敗しないためのポイントを解説します。

ビジネスシーンにおける書類送付のマナーを身につけ、書類選考から好印象を残せるように準備しましょう。

就活時に履歴書やお礼状を郵送するときの封筒の書き方

就活時に履歴書やお礼状を郵送するときの封筒の書き方

まずは、就活で履歴書やお礼状等を送付する際の封筒の選び方・書き方について詳しく見ていきましょう。

封筒の選び方

就活で使用する封筒は、フォーマルなイメージを持つ白封筒を選ぶのが一般的です。

茶封筒は事務的に使われる印象が強く、価格も白封筒より安価な場合が多いため、就活での使用は避けた方が良いでしょう。

白封筒はコンビニや文具店、書店等で購入できる他、数枚程度であれば100円均一でも販売されています。

なお白封筒のサイズについては、履歴書やES(エントリーシート)等の応募書類を折り曲げずに入れられる角形2号が適しています。

また就活中にお礼状を送る場合に備え、B5用紙を三つ折りで入れられる長形4号の封筒も用意しておくと良いでしょう。

書き方のポイント①郵便番号・住所

宛先の郵便番号・住所・会社名は封筒の表側に記入します。

郵便番号は横書きのため算用数字、住所は縦書きのため漢数字を使用するのが一般的な書き方です。

また住所は都道府県名から記入し、建物名や「丁目・番地・号」等も省略せず正確に記入してください。

書き方のポイント②宛名

会社名を記入する際は「(株)」と略さず、「株式会社」と正確に記入するのが正しい書き方です。

また宛名の敬称部分は以下の通りに使い分け、「御中」と「様」を併用しないよう注意しましょう。

企業・部署宛に送付する場合 ●●課 御中
個人宛に送付する場合 ●● ▲▲様
個人名が不明の場合 採用ご担当者様

書き方のポイント③“履歴書在中”の記入

就活で履歴書を送付する場合は、封筒の表側の左下に赤いペンで「履歴書在中」と記入し、四角の枠線で囲みます。

ES(エントリーシート)等、履歴書以外の応募書類を送付する場合は「応募書類在中」という書き方でも問題ありません。

この印を入れることで、就活・採用に関する重要書類であることが一目で分かるようになるため、企業宛に届くその他の書類に紛れてしまうといったトラブルの防止に繋がります。

なお文具店や書店では、あらかじめ「履歴書在中」とプリントされている封筒や、「履歴書在中」という文字のスタンプ等が販売されているので、就活ではこれらを活用するのもおすすめです。

書き方のポイント④差出人

差出人の郵便番号・住所・氏名は封筒の裏側の左下側に記入します。

宛名と同様、都道府県名から記入し、建物名や「丁目・番地・号」等も省略せず正確に記入してください。

書き方のポイント⑤切手・封字

中身を確認したうえで封筒を閉じる際は、スティックのりまたは両面テープで閉じるのがおすすめです。

水のリを使うと封筒がふやけたり、中の履歴書に付着したりする可能性があるので避けた方が良いでしょう。

のり付け後は、封筒ののりしろ中心の境目に「〆」「封」等の封字を記入しておきましょう。

また切手は封筒のサイズや重さによって料金が異なるため、様々な料金の切手を用意しておくと安心です。

切手の料金が不足していると、返送や再郵送といった手間がかかり、締め切りまでに提出できない可能性が出てくるので注意しましょう。

正しい料金が分からない場合は、郵便局に持ち込んで精算してもらうと確実です。

就活時に書類の送付で失敗しないためのポイント

就活時に書類の送付で失敗しないためのポイント

封筒を閉じた後で書類の不備や入れ忘れに気付いた場合、再度新しい封筒に一から書き直さなければなりません。

せっかくキレイに宛名書きができていても無駄になってしまうため、封筒を閉じる前に以下のポイントをチェックするようにしましょう。

添え状を同封する

添え状とは、履歴書やエントリーシートに沿える送付状のことで、主に添付内容や差出人情報を記入します。

以下に添え状のサンプルを記載するので、書き方や内容の参考にしてみてください。

令和○年○月○日

株式会社○○
人事部 △△□□様

〒000-0000
○○県○○市○○町△丁目△番地△号
電話番号:000-0000-0000
○○□□

応募書類の送付につきまして

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社に応募させていただきたく、応募書類を送付いたします。
ご検討のうえ、ぜひとも面談の機会をいただけると幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

・履歴書 1通
・エントリーシート 1通

以上

書類が曲がらないようクリアファイルに入れる

就活で履歴書やエントリーシートを郵送する際は、クリアファイルに入れたうえで封筒に入れるのがマナーです。

クリアファイルに入れることで、中身が雨等で濡れてしまうリスクを防止できる他、企業側の管理が楽になるといったメリットがあります。

なお就活で使用するクリアファイルは無色透明の新品を選ぶのがおすすめです。

期限内に送付する

就活で書類の郵送が必要となった際は、なるべく期日に余裕を持って郵送するようにしましょう。

期日に間に合わないのは当然NGですが、ギリギリになってから速達等で郵送するのも就活生の印象を下げる要因となります。

また書留は受け取り側の手間が増えるため使用しないのが基本です。

手渡しする場合の注意点は?

書類の提出と面接を並行する場合等、履歴書やエントリーシートを郵送せずに直接持参するケースもあります。

書類を手渡しする場合、封筒に宛名書きを行ったり、添え状を書いたりする必要はありません。

封筒の表側に赤いペンで「履歴書在中」と記入し、裏側には自身の住所・氏名を記入した状態にしておきましょう。

また封筒の中身のみを提出するよう指示される場合もあるため、のり付け等も不要です。

書類提出のマナーと封筒の書き方まとめ

書類提出のマナーと封筒の書き方まとめ

封筒の選び方や書き方は、履歴書を送る場合とお礼状を送る場合、また郵送の場合と手渡しの場合で様々に変化します。

就活ではわずかな気遣いの差で内定が左右される可能性もあるため、封筒の書き方・送り方にも注意を払い、間違いや失礼がないように注意しましょう。

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