書類選考で落ちる就活生は、郵便物の企業名を間違っていたり水性ペンで記入したりと、ルールに反しているケースがほとんど。
せっかく苦労して準備した履歴書やエントリーシートが、封筒の書き方ひとつでムダにするのは非常にもったいないです。
ウェブで書類を受け付ける企業が増えていますが、いまだに郵便物の送付を求める企業も少なくありません。
スマホやパソコンに慣れて、文章を書くのは授業だけ、という就活生も多いのではないでしょうか。
この記事では、就活生が郵便で企業とのやり取りに使用する「封筒」の書き方について解説します。
準備するものや「御中」と「様」の使い分けなど、郵便の書き方のすべてがわかる内容です。
正しく丁寧に封筒に記入して、就活の大きな一歩を踏み出しましょう！
【就活準備】郵便で使う封筒のサイズやボールペンの選び方
就活生が記入した、履歴書やエントリーシートを入れて郵送するための大切な「封筒」。
ここでは封筒の書き方講座に入る前に準備するものを6つ紹介します。
【準備するもの】
- 白い封筒（A4サイズ）
- 黒と赤の油性ボールペン
- 透明なクリアファイル（A4サイズ）
- 絵柄のないシンプルな切手
- スティックのりまたは両面テープ
- 送付状
順番にお伝えしますので、ひとつひとつ揃えていきましょう。
【準備するもの①】白い封筒（A4サイズ）
履歴書やエントリーシートがA4サイズの場合、A4サイズの白い封筒を用意します。
「角形2号」ならば、書類を折らずにそのまま入ります。
仮りに、履歴書やエントリーシートがB5サイズなら「角形3号」の封筒を用意しましょう。
履歴書は個人情報を記載しているため、中身の透けない封筒を使うことが大切です。
茶色の封筒は会社で事務書類を郵送する際に使われる機会が多く、混在する可能性があるので避けてください。
【準備するもの②】黒と赤の油性ボールペン
郵便番号や宛名などの記入に使う、黒と赤の少し太めの油性ボールペンを準備します。
具体的なペンの太さは0.5mm〜0.7mmがおすすめです。
油性ならば、履歴書やエントリーシートが雨や水に濡れても字が消えたり滲んだりしません。
後述しますが、赤のボールペンは封筒の裏面に記入する際に使用します。
【準備するもの③】透明なクリアファイル（A4サイズ）
クリアファイルの役割は書類を雨や折れから守ることです。
透明なクリアファイルを使うことで、中身が確認しやすく受付がスムーズに進みます。
キャラクターや企業ロゴ、色がついているものは避けてください。
【準備するもの④】絵柄のないシンプルな切手
記念切手など絵柄のついていないシンプルなデザインの切手を準備します。
切手の料金は以下の表を参考にしてください。
| 定形外郵便物の料金 | 切手 |
|---|---|
| 郵便物の重さ 50g以内 | 120円分の切手 |
| 郵便物の重さ 100g以内 | 140円分の切手 |
| 郵便物の重さ 150g以内 | 205円分の切手 |
就活に必要な履歴書やエントリーシートを入れた封筒の重さは、およそ60g〜80gです。
貼り付ける切手を間違うと郵便物が企業に届かず、面接を受けられない可能性があるので注意しましょう。
自宅にある切手を複数貼り付けた封筒は、印象がよくないため新たに郵便局で購入することをおすすめします。
【準備するもの⑤】スティックのりまたは両面テープ
封筒を閉じるときに使うスティックのりは、乾いたら「透明」になるものを用意してください。
青やピンクといった色が残るものは就活においてマナー違反です。
【準備するもの⑥】送付状
送付状とは封筒内の書類一覧を1枚の用紙にまとめたものです。
社会人で書類を郵便で送る場合は、送付状も同封することがマナーとなります。
【表面】郵便で使う封筒の書き方とマナー
ここでは、郵便で使う封筒の表面の書き方をお伝えします。
実際の封筒の書き方は以下の3ステップです。
| 【書き方①】 | バランスを決め封筒の中央に宛名を記入する |
|---|---|
| 【書き方②】 | 封筒の右側に企業宛の郵便番号と住所を記入する |
| 【書き方③】 | 封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と記入する |
宛名の配置や文字の大きさは、封筒に初めて記載する就活生が特に迷いやすいポイントです。
書き方のマナーを踏まえながら、焦らず順番に書いてみましょう。
【書き方①】バランスを決め封筒の中央に宛名を記入する
書き始める前に文字の配置や大きさをある程度決めておきます。
あらかじめ決めておくことで、バランス良く仕上がるのでぜひやってみてください。
何も考えずに書き進めると、記入するスペースが減って文字が小さくなるなど、見た目が悪くなるため注意が必要です。
企業の会社名が一番大きくなるように、封筒に縦書きします。
企業名に「株式会社」や「有限会社」とあれば「（株）」や「（有）」と略さず、正式名称で書いてください。
企業名にアルファベットが含まれている場合はアルファベットを縦書きします。
また、宛名は「御中」と「様」を併用できないルールがあります。
「御中」は企業宛や部署宛に送る場合に使用し「様」は特定の個人に対して使いましょう。
| 「御中」と「様」の書き方例 | OK判定 / NG判定 |
|---|---|
| 株式会社〇〇 採用担当課 御中 | OK |
| 株式会社○○ 人事部 御中 | OK |
| 株式会社○○ 人事部 合格 太郎様 | OK |
| 株式会社○○御中 合格 太郎様 | NG |
ちなみに、宛名が「採用担当」の場合は「採用担当御中」、宛名が「採用担当者」の場合は「採用担当者様」が正解です。
【書き方②】封筒の右側に企業宛の郵便番号と住所を記入する
封筒に「〒（郵便番号マーク）」がなければ、自分で書き足してから郵便番号を横書きしてください。
企業名同様、住所にアルファベットが含まれている場合はアルファベットを縦書きします。
住所名が長い場合は「ビル名」から改行してもかまいません。
【書き方③】封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と記入する
封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と記入します。
文字は赤枠で囲まなくても問題ありませんが、囲む場合は定規を使ってきれいに仕上げましょう。
また、切手はズレないようにまっすぐに貼り付けてください。
【裏面】郵便で使う封筒の書き方とマナー
封筒の裏面の書き方は以下の2ステップです。
| 【書き方①】 | 封筒に自分の郵便番号、住所、氏名、日付を記入する |
|---|---|
| 【書き方②】 | 書類を入れて閉じたら「〆」を記入する |
表面と同じように、マナーに沿って丁寧に書き進めていきましょう。
【書き方①】封筒の中央線を基準に自分の郵便番号、住所、氏名を記入する
封筒の「中央線」を基準に、右側に郵便番号と住所、左側に大学名と学科、氏名を記入します。
郵便番号は横書き、それ以外はすべて縦書きです。
全体的に表面よりやや小さい字を心がけて、氏名だけは少し大きく書くことを意識してください。
封筒の裏面には「〒（郵便マーク）」がないので、追記してから郵便番号を書いていきます。
自分の住所を書く際はビル名や番地を略さずに丁寧に書きましょう。
日付の書き方は「西暦」ではなく”令和○○年”という「和暦」なので注意してください。
【書き方②】書類を入れて閉じたら「〆」を記入する
最後に、クリアファイルの中に【送付状、エントリーシート、その他の応募書類】の順番で書類を入れます。
封筒の表面と書類の表面の向きは揃えて入れるのがマナーです。
封筒の開封口をのりか両面テープでしっかりと留めたら「〆」を書いてください。
「〆」は封字と呼ばれ、未開封の郵便物であることを表しています。
就活生は「〆」の書き方が「×」にならないように十分に注意しましょう。
就活でよくある書類の書き方に関するQ&A5つ
就活でよくある封筒や書類の書き方に関するQ&Aを5つにまとめました。
チェックすることで書き直しのリスクを減らせるので、就職活動や転職活動で忙しいときでも簡単に読んでみてください
Q1.サインペンや万年筆は使えないの？
サインペンや万年筆は、雨などに濡れると字が滲む可能性があるので使いません。
同様の理由から水性ペンの使用も控えてください。
Q2.「様」と「殿」の違いは？
「様」は目上の個人に対して使う敬称です。
「殿」は”団体から個人宛”に送られるときに使う敬称です。
修了証書や合格証書を自分宛にもらう場合は「殿」を使う、ということですね。
Q3.「行き」や「宛」とすでに書いてある場合は？
二重線で消してから「御中」や「様」と書き直します。
線の引き方は縦でも横でもかまいませんが、定規を使ってきれいに引いてください。
Q4.簡易書留や宅配サービス、速達で郵送してもいいの？
簡易書留や宅配サービスは、郵便と違って企業側で受領印を押す手間があるためおすすめできません。
提出期限ギリギリで送ったと思われる可能性が高いため、速達もNGです。
ただし、郵便方法がなんでもいいという企業ならばこの限りではありません。
Q5.修正テープや修正ペンは使えるの？
誤字や脱字があった際に、修正テープや修正ペンで訂正するのはNGです。
面倒でも新しい封筒へ書き直しましょう。
最初からうまく書けることは稀なので、気落ちせずにリラックスした気持ちで書いてみてください。
履歴書・ESなど応募書類がまとまったら企業に郵送を！
履歴書やエントリーシートの応募書類がまとまったら、いよいよ企業に郵送です。
郵便物を送ることは就活生にとって第一印象を決める大きな一歩、早めに提出して好印象をゲットしましょう。
郵便物は、天候不順や交通事情によって企業に届くまで時間がかかるケースがあります。
郵便物の送り先の住所が間違っていれば、届かない可能性もなしとは言い切れません。
遅くとも、締切期日の2〜3日前には提出を済ませておくのが理想的です。
就活の忙しさでドタバタする前に、時間や心に余裕を持って行動しましょう。
就活中の些細な悩みでもエージェントに相談してみよう
封筒を郵便で送る手順や書き方はご理解いただけましたか？
就活生の中には、履歴書やエントリーシートを書くのが苦手な方もいるかと思います。
郵便物の提出期限が迫っていても、自己PRや志望動機がなかなか書けないという就活生も多いはず。
そんな時は、プロの就職コンサルタントに相談するのもおすすめです。
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文章力を上げるのは、文章が得意な人から添削を受けるのが一番！
入社すれば社内メールに取引先とのメール連絡と、毎日文章を作成する機会が訪れます。
まずは、自分が志望する企業から内定がもらえるように、気軽に相談してみてはいかがでしょうか。
