就活メールの適切な送信・返信方法とは?例文を使って正しいマナーを解説
就活 2023年 1月10日

失敗しない就活メールの送り方や正しいマナーを紹介

就活メールの適切な送信・返信方法とは?例文を使って正しいマナーを解説

これから就活を始めようとしている就活生の中には、

「就活を始めるとメールのやり取りが多くなるけど適切な送り方がわからない」

「就活でメールを送る際の正しいマナーを知りたい」

といった疑問を抱いている人も多いのではないでしょうか。学生時代はLINEやSNSといった比較的気軽なコミュニケーションツールを使用していた中、就活で初めてビジネスメールと向き合う人も多いことでしょう。

メールマナーが守られていないと、ビジネスマナーを理解できてい就活生という認識を持たれかねないため注意が必要です。この記事を読めば、就活を進める上で適切な就活メールの送り方や正しいマナーを例文付きで理解できますので、ぜひ参考にして就活に活かしてみてください。

就活メールを送る際の3つのマナー

就活メールを送る際の3つのマナー

まずはじめに、企業にメールを送る際のマナーを押さえておきましょう。就活を始めてビジネスメールを初めて送る就活生も多いと思いますので、まずはマナーを理解してマイナスの印象を与えないようにしましょう。

①就活用のメールアドレスを取得しておく

既にメールアドレスを持っている人でも、就活用に新たにアドレスを作成すると便利です。就活では、想像以上にメールでのやり取りが多くなります。

プライベート用のアドレスを使用するとなると、面接案内といった大切なメールが埋もれてしまい開封しそびれるなんて言うこともあるかもしれません。この機会に新たに1つアドレスを取得しておくと、使い勝手が良いのでおすすめです。

なお、メールアドレスはエントリーシートに記載する機会などもあるため、自分自身の名前をアドレスに入れるなどして極力シンプルでわかりやすいものにすると良いでしょう。

②24時間以内のすばやい返信を心がける

ビジネスメールのマナーの1つに「返信を早くする」という点が挙げられます。特に面接の日程調整のような内容の場合は、多くの学生と日程調整をしているため企業側も早い返信があると非常に助かります。

それ以外の内容であっても、企業にとってはメールのやり取りもビジネスの一環であることを理解し、24時間以内の返信を基本として早目の返信とスムーズなやり取りを心がけましょう。

メールの返信は営業時間内を心がけよう

いくらすばやい返信が求められるからといって、土日祝、深夜や早朝といった企業が確認できない時間帯に返信をするのは避けた方が良いでしょう。メールを返信する時間に関しては、基本的に企業の営業時間内を心がけましょう。

これも社会人のマナーの一つと言えます。もし返信が遅い時間になってしまうような場合には、夜分にすいませんと一言添えて返信しましょう。細かな心配りも、重要なポイントの1つです。

③メールは伝えたいことを端的に書く

メールはコミュニケーションの一環であるため、相手に失礼のないようなものを送るのが大切です。また、自分が伝えたいことを長々と書くのではなく、わかりやすく端的にまとめるということも重要です。

就活では、企業側は多くの就活生とメールをやり取りすることとなるため、できるだけ相手がスムーズに読み進められるような工夫が必要となります。

メールの文面に関しては、この後の例文でも詳しく説明していくので参考にしてみてください。

就活メールの正しい書き方

就活メールの正しい書き方

次にメールの構成についてご説明していきます。ここを読めばすぐに正しい就活メールの書き方をマスターできるようになるでしょう。

①件名

件名は一目見ただけで、内容が理解できるように簡潔にまとめて記載しましょう。メールの内容の後に、大学名と氏名も併せて記載します。例えば日程変更のお礼メールであれば「日程変更のお礼(大学+氏名)」というように記載します。

企業からのメールの返信の場合には、件名を変更せずに「Re:」で返信するので問題ありません。

②宛先

企業名、部署名、わかるのであれば担当者名を書きます。担当者名までわかる場合には、名前の後に「様」もしくは役職名を、企業や部署名までしかわからない場合は、最後に「御中」を使用します。〇〇部長様のように、敬称を併用するような書き方は間違いですので混同しないように注意しましょう。

また、企業名に関しては(株)といった表記や、企業名を省略した記載などは避け、しっかりと正式名称で書くように心がけしましょう。

③挨拶

メールの書き出しは「〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。」と自分の名前を名乗るのが基本です。また、初めてのやり取りの場合には「お世話になります。」と冒頭につけるとより丁寧なメールとなります。

さらに、2度目以降の場合には、「お世話になっております。」と表現することがおすすめです。この挨拶にあたる部分は毎回書いていると手間がかかるのでテンプレートを作成しておくと便利でしょう。

④本文

本文はなるべく結論から書くことを心がけ、伝えたい内容を簡潔に記載しましょう。

また、メールのレイアウトに関しても、文字が詰まっていると相手側が読みづらくなってしまうため、文章が2〜3文続いたら、1行行間を開けるなどして、読みやすいメールをつくるよう工夫すると良いです。

⑤締め

冒頭の挨拶と同様にビジネスメールには締めも必要になります。「何卒宜しくお願い致します。」「引き続きよろしくお願い致します。」といった文面で締めると良いでしょう。

また、選考辞退をした際は「末筆ながら、貴社のますますの繁栄をお祈り申し上げます」などと最後まで失礼のない対応を心がけるようにしましょう。

⑥署名

就活メールの最後に署名を入れておくことで、読み手が誰からのメールか、返信先はどこか、など素早く判断できるため、相手への配慮に繋がります。

署名には、「名前」「大学・学部・学科」「連絡先(携帯番号・メールアドレス)」を記載し、名前が読みづらい漢字である場合には、ふりがなをふると良いでしょう。なお住所までは記載不要です。

署名例

***********************************

〇〇 〇〇(ふりがな)

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

mail:〇〇〇〇

TEL:〇〇〇〇

***********************************

上記のように署名のテンプレートを作成しておくと便利です。

メール作成をするときの3つの注意点

メール作成をするときの3つの注意点

続いては、メールを作成するときに気を付けるべきポイントを紹介していきます。3つの注意点を理解しておくことで「ビジネスマナーを理解していない」と悪い印象を与えることを避けられますのでぜひ参考にしてみてください。

①件名は簡潔に

就活メールの件名のポイントはパッと見た時に伝えたい内容が簡潔に要約されていることが重要です。企業側は多くの就活生から毎日何百件ものメールを受け取っているため、件名を見て開封の優先順位をつけています。

そのため、急ぎの内容ほど件名に伝えたいことが要約されているかがポイントになるため、件名に本文の要約やメールの目的を明示するようにしましょう。また、最後に自分の名前+大学名を忘れずに記載するのも注意点です。

②誤字脱字のチェック

送信前に必ず構成及びチェックをおこない、間違いがないかを確かめるようにしましょう。特に企業名や担当者名を間違うと失礼にあたりますので、正確に記載されているか確認します。

変換ミスや抜け漏れによって意味が通らない内容は、読み手にストレスを感じさせます。また、誤字脱字が多いことで、採用して大丈夫かどうか不安を抱かせてしまいます。マイナスな印象をあたえないために、件名に誤字脱字がないか事前にしっかりチェックしましょう。

③返信の場合には「Re:」で返す

返信の場合、件名を変えてしまうと何に対する返事か相手がすぐにわかりにくくなってしまうため、返信機能の「Re:」を使用します。また、返信機能でのやり取り履歴は削除せずに残した状態でやり取りするようにしましょう。

ただし、何度も送受信を繰り返し「Re:Re:Re:Re:Re:Re:」遠くなり、肝心の件名が見えづらくなってしまった場合には、「Re:Re:」と2つ残してあとは削除して見やすくするようにしましょう。

シーン別に紹介! 例文を参考に正しいマナーを理解しよう

シーン別に紹介! 例文を参考に正しいマナーを理解しよう

続いては、シーン別に就活メールの例文を紹介します。例文を参考にして正しい就活メールマナーを理解するようにしましょう。

例文①説明会参加申し込みメール

件名:説明会参加申し込みについて(大学+氏名)

株式会社◯◯◯

人事部 ◯◯ ◯◯様(採用ご担当者様)

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇 〇〇です。

ご案内頂きました◯月◯日◯◯時から開催予定の貴社の説明会に参加させていただきたく、

ご連絡申し上げました。

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

***********************************

〇〇 〇〇

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

mail:〇〇〇〇

TEL:〇〇〇〇

***********************************

説明会参加に関しては、例文のように本文に日時を入れておくことで、内容に相違がないか確認する意味合いにもなります。

例文②説明会参加キャンセルメール

件名:説明会参加キャンセルのご連絡(大学+氏名)

株式会社◯◯◯

人事部 ◯◯ ◯◯様(採用ご担当者様)

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇 〇〇です。

先日参加申し込みをさせていただきました◯月◯日◯◯時から開催の会社説明会ですが、

別件により当該日程での参加出来なくなってしまいました。

せっかくご案内いただいたにもかかわらず、参加することができず大変申し訳ございません。

お忙しいところお手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

***********************************

〇〇 〇〇

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

mail:〇〇〇〇

TEL:〇〇〇〇

***********************************

こちらに関しても、参加申し込み同様にいつ実施される説明会のキャンセルなのかを明記するようにします。また、キャンセルが決まったら、すぐに連絡することを心がけましょう。ギリギリの連絡は、失礼にあたりますので避けましょう。

例文③説明会参加のお礼メール

件名:説明会のお礼(大学+氏名)

株式会社◯◯◯

人事部 ◯◯ ◯◯様(採用ご担当者様)

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇 〇〇です。

本日の説明会に参加させて頂いたお礼のご連絡をさせて頂きました。

具体的な仕事内容や、実際に働く人たちの生の声を聴くことができて非常に参考になりました。

これまで以上に、貴社に入社したいという気持ちが高まりました。

お忙しい中、このような貴重な機会を設けてくださり、改めてお礼申し上げます。

なお、お忙しいと思いますので返信は不要です。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

***********************************

〇〇 〇〇

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

mail:〇〇〇〇

TEL:〇〇〇〇

***********************************

説明会のお礼に関しては、出来るだけ当日中に端的な内容で送るようにしましょう。

例文④OB・OG訪問の依頼メール

件名:OB・OG訪問のお願い(大学+氏名)

株式会社〇〇〇

〇〇部 〇〇 〇〇様

お世話になります。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇 〇〇です。

この度、大学のキャリアセンターより紹介があり、OB・OG訪問をお願いしたいと思いご連絡させていただきました。

先日貴社の説明会に参加し、独自の商品開発や企業理念に魅力を感じ、より一層貴社の理解を深めたいと考えております。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、一度面談のお時間をいただければ幸いです。

以下の日程でご都合のよろしい日程があれば、ご教示ください。

<>

・◯月◯日(◯)00:00〜00:00

・◯月◯日(◯)00:00〜00:00

・◯月◯日(◯)00:00〜00:00

ご検討のほどよろしくお願いします。

***********************************

〇〇 〇〇

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

mail:〇〇〇〇

TEL:〇〇〇〇

***********************************

OB・OG訪問の依頼をする場合には、あらかじめこちらから複数の日程を提示しておくと、メールのやり取りもスムーズになります。相手が都合がつきやすいように、日程はある程度幅広く用意しておけるようにしましょう。

また、当日に聞きたい質問などが決まっている場合には、メールに記載しておくと相手も準備をしやすくなります。

例文⑤面接の日程調整依頼メール

件名:〇月〇日面接日程の調整のお願い(大学+氏名)

株式会社〇〇〇

人事部 〇〇 〇〇様(採用ご担当者様)

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇 〇〇です。

1次面接の通過連絡および面接の日程のご案内、ありがとうございます。

ご案内いただいた日程ですが、大変申し訳ございませんが調整がつかないため、

可能であれば下記の日程に変更いただくことは可能でしょうか。

【変更希望日】

◯月◯日(月)終日

◯月◯日(火)午後

◯月◯日(水)午前

お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

***********************************

〇〇 〇〇

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

mail:〇〇〇〇

TEL:〇〇〇〇

***********************************

例文⑥選考辞退メール

件名:面接辞退のご連絡(大学+氏名)

株式会社〇〇〇

人事部 〇〇 〇〇様(採用ご担当者様)

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇 〇〇です。

〇月〇日〇時に、面接に参加させていただく予定でしたが、

他社より内定を頂いたため選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考のお時間をいただいていたにも関わらず、辞退というご報告となり大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

***********************************

〇〇 〇〇

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

mail:〇〇〇〇

TEL:〇〇〇〇

***********************************

選考辞退の連絡は速やかに行うようにしましょう。時間を確保して頂いたにもかかわらず辞退することの謝罪をきちんと行うことがマナーと言えます。

例文⑦内定承諾メール

件名:内定のお礼(大学+氏名)

株式会社〇〇〇

人事部 〇〇 〇〇様(採用ご担当者様)

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇 〇〇です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

改めてお礼申し上げます。

面接を重ねるたびに、貴社へ入社したいという思いが強まっていき、

最終的に内定をいただくことができて非常にうれしく思っております。

入社後は、1日でも早く貢献できるよう精一杯頑張りたいと思います。

今後ともどうぞよろしくお願い致します。

***********************************

〇〇 〇〇

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

mail:〇〇〇〇

TEL:〇〇〇〇

***********************************

内定承諾の連絡をする際にはすぐにメールで承諾の意思とお礼と感謝の気持ちを連絡をするようにしましょう。加えて電話でも連絡をするとより丁寧な対応になりますが、証憑としてメールを必ず入れるようにしておきましょう。

例文⑧内定辞退メール

件名:内定辞退のご連絡(大学+氏名)

株式会社〇〇〇

人事部 〇〇 〇〇様(採用ご担当者様)

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇 〇〇です。

本日は、内定を辞退させていただきたく、連絡いたしました。

本来ならば、直接お伺いし伝えるべきですが、メールでのご連絡となり大変申し訳ございません。

貴社の説明会や面接でお伺いしたことは、大変学びの多いことで、今後の社会人生活にも役立つものになると感じております。改めまして、お礼申し上げますとともに、内定辞退となってしまったことをお詫び申し上げます。

今後も貴社のさらなるご発展とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

***********************************

〇〇 〇〇

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

mail:〇〇〇〇

TEL:〇〇〇〇

***********************************

内定辞退が決まったらすぐに連絡を入れるようにしましょう。自分が辞退することで、企業側はその後の対応が必要となるからです。最後まで失礼のない対応を取るのが社会人のマナーです。

まとめ

就活メールを作成する際のポイントとパターンごとの例文をご紹介してきました。

基本的には今回ご紹介してきた内容を押さえておけば、実際に企業にメールを送る際にも焦ることなくスムーズに対応できるでしょう。例文を参考にして相手に失礼のないように、1通1通気持ちを込めて作成することを心がけましょう。

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