電話は直接相手と会わなくても、迅速なやり取りができる便利なツールです。
就活中に電話をする機会がありますが「普段目上の人と話す機会が少ないので緊張する」「言葉が出てこない」という就活生は多いです。
就活生の中には、アルバイト経験を通じて社会人のマナーを知っているという人もいるかもしれません。
ところが、敬語の使い分けや電話時の暗黙のルールなど、知っておくべきことが意外と多いことも無視できません。
この記事では、例文を出しながら正しい敬語や電話での話し方・マナーについてお伝えします。
最後まで読み進めると社会人生活で役立つ受け答えの技術が身につき、自信をもって電話をかけられるようになります。
就活の基本電話術7つをおさえよう
就活中の電話の基本術を7つお伝えします。
何も準備をしなければ、電話では思うような受け答えができません。
電話は社会人になると毎日のように応対するので、今から覚えて慣れておきましょう。
◆基本電話術7つ
- 筆記用具・メモ、スケジュール帳を用意しておく
- 電話の前に用件をまとめておく
- 正しい敬語を使うこと
- 明るくはきはきと喋ること
- 電波のよい静かな場所で電話する
- 「もしもし」は使わないように注意する
- 復唱を徹底して伝達ミスを防ぐ
ひとつひとつ読み進めて実践すれば、就活や社会人生活がグッとに楽になりますよ。
筆記用具・メモ・スケジュール帳を用意しておく
電話をする前に、まずは手元に筆記用具・メモ・スケジュール帳を用意します。
担当者との会話中は、面接日時や連絡先など重要な情報をメモしながら聞くことが大切です。
メモをとることでムダに聞き返す回数を減らし、相手の時間を奪わずに済みます。
就活中は常に筆記用具・メモ・スケジュール帳を持ち歩いて、大事な話をメモする習慣を身につけましょう。
電話の前に用件をまとめておく
電話の前に話す内容をまとめてくと、思考がクリアになりスムーズに会話ができます。
用件を短時間で正確に伝えられますし、伝達ミスも減るなどいいこと尽くしです。
あらかじめ会話の流れをメモしておけば電話時の緊張がほぐれるので、ぜひやってみてください。
正しい敬語を使うこと
敬語（丁寧語・尊敬語・謙譲語）は、社会人でも間違った使い方をしている人が多いです。
就活中によく使う、敬語のOK例・NG例を表にまとめたのでご覧ください。
| OK例 | NG例 |
|---|---|
| わたし、わたくし | 自分、僕、あたし |
| おっしゃる（尊敬語）、申し上げる（謙譲語） | 言う |
| いらっしゃる | 来る |
| 承知いたしました、かしこまりました | 了解です、わかりました |
| 〜ですが、〜なのですが | 〜なんですが |
| 御社 | 貴社（書き言葉） |
| ご覧になった（尊敬語）、拝見した（謙譲語） | 見た |
| お戻りになりますか？ | お戻りになられますか？（二重敬語） |
| 参ります | 参らせていただきます（二重敬語） |
| ~よろしいでしょうか？ | 〜よろしかったでしょうか？ |
二重敬語は相手にしつこい印象を与えてしまいます。
「お戻りになられますか？」や「〜よろしかったでしょうか？」といった言葉は、発言しがちなので注意しましょう。
明るくハキハキと喋ること
電話では明るくハキハキと喋ることが大切です。
自信のない小さい声や暗い声では、マイナス評価につながってしまっても仕方ありません。
就活生は声を録音しての確認や、身近な人にお願いして電話の練習相手になってもらうのがおすすめです。
何度か練習していると、徐々に緊張せず丁寧に話せるようになりますよ。
電波のよい静かな場所で電話をする
普段の生活で経験があるかと思いますが、電話は電波の状態が良く騒音が少ないところでかけるのが基本です。
電話中に相手の声が聞きとりづらい場合は「お電話が少々遠いようです。恐れ入りますがもう一度お願いします。」と伝えてください。
曖昧なまま話を進めてしまうと、後々話の食い違いが起こる可能性があります。
電波状況が直らなければ、折り返してもいい時間を聞いて折り返し電話の了解を得てからかけ直しましょう。
「もしもし」は使わないように注意する
ビジネスシーンにおいて、実は電話での「もしもし」はマナー違反です。
電話は、かけるときも受けるときも「はい、○○大学の××です。」が基本形なので覚えておきましょう。
復唱を徹底して伝達ミスを防ぐ
会話内容の重要事項を「復唱」することで、連絡や伝達のミスが大幅に防げます。
重要事項とはインターンシップや会社見学の日時、電話番号といったものです。
復唱は恥ずかしいことでも迷惑なことでもないので、就活中はどんどん行なっていきましょう。
電話をかけるとき・受けるときのマナー
ここでは、就活の「電話のかけ方・受け方」のマナーを、例文ややり方を交えながら学びましょう。
テレビなどでご存知の通りビジネスマンは忙しいため、相手の時間を奪わないように簡潔な受け答えを目指します。
就活で電話をかけるときのマナー
就活生が企業に電話をかける場合、電話をする時間は「11時〜12時」と「14時〜16時」の間を意識してください。
会社の就業時間開始直後は、準備や確認作業に追われてあたふたしているもの。
土日明けや休日明けは残務処理に追われて更に忙しいでしょう。
どうしても急用で電話をかけるときは「お昼休み時間中に誠に申し訳ございません。」などと一言添えてください。
電話がつながったら、自分が先に「大学名、名前、○○の件で電話をさせていただきました。」と伝えます。
話が長くなりそうなときは相手の都合をうかがい「○○分ほどお時間よろしいですか？」と確認しましょう。
また、就活中に内定の辞退や保留してほしいときもあるでしょう。
内定の辞退や保留を伝える場合は、用件を遠回しせずにストレートに結論を伝えます。
担当者が不在なら「○○様がお戻りになる時間はわかりますでしょうか？」と聞いた上で伝言をお願いしてください。
電話を切るときは「本日はお忙しいところ、お時間を頂きありがとうございました。」と挨拶してから電話を切ります。
就活で電話を受けるときのマナー
就活中に電話を受けるときは「3コール以内」に出るのがマナーです。
3コール以内に出れなかった場合は「お待たせいたしました。」と一言添えることでイメージが良くなります。
例え電話を受けた側でも、自分から大学名や名前をフルネームで名乗ってください。
電話はかけた方が先に切るのがマナー、相手が電話を切ったのを確認してからこちらも切りましょう。
折り返しかける場合のポイントを解説
ここでは、折り返しの電話をかけるときのポイントやマナーを紹介します。
就活中に忙しかったり満員電車で電話に出られなかったり、ということもあるはず。
その場合は、なるべく早く折り返し電話をかけて用件を聞くことが大切です。
名乗った後に「先ほどはお電話に出れず、申し訳ございませんでした。」と一言添えるのも忘れずに。
例え電話に出た相手が担当者だとわかっても、名前などをきちんと名乗ると丁寧です。
また、着信に気付くのが遅れて会社の営業時間を過ぎていたら、メールで謝罪して翌日にかけ直します。
何を言われるかわからないので「折り返しの電話が怖い」と言う気持ちはよくわかります。
就活中に何か非があったのか、それとも選考結果についてなのか、ネガティブに捉えることもあるでしょう。
折り返しまでの時間が長ければ長いほど、負の感情が押し寄せるので、自信を持って早急に電話をかけてみましょう！
就活中の電話に関するQ&A
就活中に、電話がかかってきたときや折り返し電話に関するQ&Aを3つ紹介します。
新卒採用後でも役立つ内容なので軽く目を通してみてください。
電話に出れなかったときはメールの返信でもいいですか？
電話がかかってきた以上は、折り返し電話が基本です。
その場で折り返し電話ができずにメールしたくなる気持ちもわかりますが、相手がメールに気づくとも限りません。
急用の可能性も否定できないので、就活中は「折り返し電話をする」と常に意識しておきましょう。
留守電に「折り返しは不要です」と入っていたら？
留守電に「折り返しは不要です」と入っていたら、かけ直す必要はありません。
採用結果に影響はないものの「ご連絡いただきありがとうございます。留守番電話を拝聴いたしました」とメールすれば、好印象な就活生と認識されます。
留守電に「かけ直します」と入っていたら？
留守電に「かけ直します」と入っていても、自分から電話をかけ直してください。
”積極性”は就活を進める上での強力な武器になります。
かけ直すときは「11時〜12時」「14時〜16時」という時間帯を忘れないようにしましょう。
まとめ
普段からLINEやSNSといったツールを使う機会が多く、電話をする機会が少ない人は多いかもしれません。
就活中は書類や面接だけではなく、電話での対応もしっかりと見られています。
「大事なことは復唱する」「メモをとる」など、就活中に学んだ電話時のマナーは、社会人生活でも存分に役立ちます。
就活本番で失敗をしないためにも、今からインターンシップを通じて「会話」に慣れておきましょう。
就活中の悩みを就職コンサルタントに相談してみよう
電話の応対の仕方やマナーについてはご理解いただけましたか？
テキストツールが日常生活に溶け込み、電話を利用する機会は年々少なくなっています。
就活をしていても、目上の人と電話する機会が少なく電話の練習ができないという人も多いはず。
「自分の敬語は正しいのか」「明るく丁寧に話せているか」と、きっと気になりますよね。
そんな時は就職コンサルタントに相談してみてはいかがですか？
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