就活メールに関するマナーとは?返信する際の注意点や例文まとめ
就活 2022年 7月31日

就活中に必要なメールマナーとシチュエーション別の例文

就活メールに関するマナーとは?返信する際の注意点や例文まとめ

就活中は応募先企業とメールのやり取りを行う機会が多いため、メールも選考材料の1つと考え、基本的なマナーや注意点を知っておくようにしましょう。

この記事では、就活メールに関するマナー・注意点と、シチュエーション別のメール例文をまとめています。

就活中のメールの送り方や内容に不安のある方はぜひ参考にしてみてください。

就活メールの送受信に関する基本的なマナー

就活メールの送受信に関する基本的なマナー

まずは、就活メールに関する基本的なマナーをチェックしていきましょう。

24時間以内に返信を行うこと

就活中のメールのやり取りで好印象を持ってもらうには、なるべく“見たらすぐ返信する”ことがポイントとなります。

どんなに遅くても24時間以内には返信を行い、2日以上間を空けることがないように注意しましょう。

質問に対してすぐに回答することが難しい場合は、「○日までに返信します」という形で、ひとまず連絡を入れることが大切です。

また、なるべく応募先企業の就業時間内に返信することをおすすめします。

メールの確認が深夜になってしまった場合は、その場ですぐ送信するのではなく、時間指定による予約送信を利用するのが良いでしょう。

メールの件名・本文の書き方

就活時のメールに限らず、ビジネスメールを送る際は基本的に以下のような構成で作成します。

①件名 メールの内容が一目でわかるよう、簡潔かつ具体的な件名を設定しましょう。また返信の場合、相手が設定した件名を変更する必要はありません。
②宛名 企業名を記載する際は、“株式会社”といった単語を省略せず、正式名称で入力します。次いで部署名・担当者名を入力しましょう。担当者の情報が分からない場合は「採用ご担当者様」としておくのがベターです。
③挨拶 就活メールの書き出しは「お世話になっております」が基本。なお初回のみ「お世話になります」としましょう。次いで自身の名前を入力します。
④本文 改行や段落分けを利用しながら、分かりやすくかつ謙虚な言い回しを心掛けましょう。
⑤締め 締めは「引き続きよろしくお願いいたします」などの文言が一般的です。質問を行った場合は「お忙しいところ恐縮ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします」のようにすると丁寧です。
⑥署名 名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。罫線などを入れて本文との区切りを分かりやすくするのもおすすめです。

就活メールでありがちな失敗とは

就活メールでありがちな失敗とは

続いて、就活中のメールのやり取りでありがちな失敗例・注意点を解説していきます。

不適切なメールアドレスは使わない

就活用のメールアドレスを準備していないからと言って、現職で使っているメールアドレスを使用するのはNGです。

会社のメールボックスに私用メールが残ってしまうため、情報漏洩などに繋がる可能性もゼロではありません。

また彼氏・彼女や好きなアーティストの名前などが入った“キラキラアドレス”の利用も避けましょう

現在はフリーアドレスを簡単に取得することができるため、就活用のアドレスを用意しておく方法がおすすめです。

文字の装飾は行わない

就活メールに関しては、文字サイズの変更や強調線の挿入といった装飾を行わないようにするのがマナーです。

「装飾を入れた方が分かりやすいのでは?」と思う方もいるかもしれませんが、相手が異なるメールソフト・ブラウザを利用している場合、文字化けなどに繋がる可能性があります。

書式変更は一切行わず、プレーンテキスト形式で送るようにしましょう。

改行・段落分けは適宜行う

メールを作成する際は、こまめに改行・段落分けを行うことで、スッキリとした見やすいメールにすることができます。

企業側はパソコンでメールをチェックするケースが多いため、長文や改行のない文章は読みにくいと感じる傾向があるのです。

1文ごとに改行を入れる・段落ごとに空白行を挟むといったことを意識しながらメールを作成してみてください。

敬語・尊敬語・謙譲語の使い分け

メールのように記録が残るものについては、特に言葉遣いへの配慮が重要となります。

メールを送信するまでは何度でも文章を作り直せるので、誤った敬語を使っていないかどうか、しっかり確認したうえで送るようにしましょう。

乱雑な言葉遣いを避けるのはもちろんですが、過剰な丁寧語も評価を下げる可能性があるため注意が必要です。

シチュエーション別の例文・テンプレート

シチュエーション別の例文・テンプレート

ここからは、様々なシチュエーションに合わせた就活メールの例文をご紹介します。

メールのまとめ方で迷っている場合は、ぜひこちらを参考にしてみてください。

面接日程の調節・変更に関するメール例文

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宛先(To) ××@×××××.com

件名 面接日程調整のお願い(○○大学 ○○□□)

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株式会社○○

人事部 △△□□様

お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の○○□□と申します。

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。

面接日時につきまして、下記日程で調整いただくことは可能でしょうか。

○月○日(○)○時〜○時

○月○日(○)○時〜○時

○月○日(○)○時〜○時

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————

○○□□

○○大学○○学部○○学科

電話:090-0000-0000

メール:××@×××××.com

———————-

面接・選考を辞退する場合のメール例文

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宛先(To) ××@×××××.com

件名 面接辞退のご連絡(○○大学 ○○□□)

———————-

株式会社○○

人事部 △△□□様

お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の○○□□と申します。

○月○日(○)○時より、面接のお時間をいただいておりましたが、

諸般の事情により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

———————

○○□□

○○大学○○学部○○学科

電話:090-0000-0000

メール:××@×××××.com

———————-

内定連絡を受け取ったときのメール例文

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宛先(To) ××@×××××.com

件名 Re:内定のご案内

———————-

株式会社○○

人事部 △△□□様

お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の○○□□と申します。

この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

謹んで内定をお受けいたしますこと、ご返信申し上げます。

これまでの経験を生かし、1日でも早く貢献できるよう努力して参ります。

何卒よろしくお願い申し上げます。

———————

○○□□

○○大学○○学部○○学科

電話:090-0000-0000

メール:××@×××××.com

———————-

まとめ

まとめ

  • 就活中のメールは遅くても24時間以内には返信を入れる
  • 件名・宛先・あいさつ・本文・締め・署名の流れでメールを構成する
  • 就活メールの場合、メールの装飾は行わず正しい敬語で適宜改行を入れながら文章を作成するのがマナー

書類選考や面接の印象が良かったとしても、メールの対応があまりに雑であれば採用を見送られる可能性もゼロではありません。

メールも就活の選考材料の1つと考え、常にスムーズかつ丁寧な返信を心がけるようにしましょう。

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