就活では、書類選考を通過した次のステップとして、採用面接試験の日程をメールで通知されるのが一般的です。
しかし、活動を進めていく中で、日程の重複などで選考を辞退しなければならないケースもあるでしょう。
このようなとき、メールで辞退を伝えると失礼にならないか悩みますよね。結論から言うと、メールでも構いません。
ただし、伝え方にはマナーがあります。この記事では、メールで就活の選考辞退を伝えるときのマナーと書き方を例文つきで紹介します。
就活の選考辞退連絡時の基本マナー
就活の選考辞退の連絡はメールで行うのが一般的です。
特に、応募や選考プロセスの中でメールのやり取りが主となっている場合には、よほどのことがない限り、連絡は電話ではなくメールで行いましょう。
ただし、状況によっては電話の方がよい場合もあるので注意が必要です。
面接の3日前ならメールでもOK
面接予定日の3日以上前なら、メールで伝えましょう。
採用担当者の不在で連絡がつかない場合もあり、辞退の連絡をしたという記録が残るためです。
ただし、メールの場合はいつ開封されるかわからないため、当日にメールが確認されドタキャンと見なされる可能性もあります。
もし、翌日になっても返信がなければ電話でも連絡しましょう。
面接当日や内定辞退は電話のほうがいい
面接当日にやむを得ず辞退するときや、内定の辞退は電話で連絡が必要です。
当日はスケジュールの再調整がむずかしく、時間が無駄になってしまいます。そのため、電話で謝罪するのが礼儀です。
また、内定している場合は入社に向けて企業側は準備を進めている可能性があります。
場合によっては、代わりの人材を探さなければならないこともあるので、内定辞退の意志が固まった時点で早めに連絡しましょう。
無断で辞退はしない
就活おいて絶対にやってはいけないのが、連絡せずに面接を欠席することです。
採用担当者は面接のために時間を割いており、準備やスケジュールを調整しています。
辞退するときはきちんと連絡しないと企業に迷惑をかけるだけでなく、大学の評判が悪くなり、今後の就活生にも影響を及ぼしかねません。
内定を辞退するときは早めに連絡し、おわびとこれまでの感謝の気持ちを伝えましょう。
メールで伝えるときのマナー
就活において選考を辞退することは、これまでの流れを途中でキャンセルするため、関係者に迷惑がかかります。
そのため、相手の気持ちを配慮しマナーを守って伝えることが大切です。最低限、以下のマナーは守りましょう。
選考辞退の理由は簡潔に書く
辞退の理由は内容が一目でわかるよう、簡潔に書くことがポイントです。
たとえば「他社から内定をもらった」や「ほかの業界に興味をもった」など、簡潔に伝えましょう。必要以上に長く説明を書く必要はありません。
選考辞退は早期連絡が原則
企業の採用担当者は選考にあたって、通常業務をしながら時間を割いています。早めに連絡すればスケジュールを再調整でき、空いた時間を別のことに使えるのです。
しかし、直前だとスケジュール調整がむずかしくなり、予定していた時間が無駄になります。
このように、連絡が遅くなるほど企業に迷惑がかかるため、できるだけ早めに連絡するのが就活マナーです。
企業の営業時間内に連絡する
たとえメールであっても、志望企業の営業時間内に連絡するのが就活マナーです。
営業時間内に送ることで、企業側はメールを早く確認でき、スムーズに手続きが進められる可能性が高まります。
ただし、応募や選考の連絡方法に関する記載がある場合は、指示に従って連絡しましょう。
これまでの感謝を伝える
選考辞退の連絡をするときは、貴重な時間を使ってもらったことに対しておわびの気持ちと感謝の言葉を採用担当者に伝えるのがマナーです。
採用担当者は、あなたとの面接やこれまでの選考に時間や労力を費やしています。
そのことに対して丁寧かつ感謝の気持ちを伝えることで、今後の就活生に対して悪い印象を持たれにくくなるのです。
自分のことだけを考えるのではなく、今後のことも考えて行動しましょう。
就活の選考辞退連絡のメール例文
選考辞退に限らず、就活のメールはビジネスメールと同じです。最後にテンプレートとしても使えるメールの例文を紹介します。
例文①他社から内定をもらったので辞退するとき
件名：面接辞退のご連絡（◯◯大学◯◯学部 氏名）就活 太郎
本文：
◯◯株式会社 （採用担当者の氏名）様
お世話になっております。
◯月◯日に面接を予定している◯◯大学◯◯学部の就活 太郎と申します。
先日、他社から内定をいただき入社することを決めたため、今回の選考を辞退したくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名：———————————
◯◯大学◯◯学部 就活 太郎
メールアドレス：
電話番号：
例文②家庭の事情で辞退するとき
件名：面接辞退のご連絡（◯◯大学◯◯学部 氏名）就活 太郎
本文：
◯◯株式会社 （採用担当者の氏名）様
お世話になっております。
◯月◯日に面接を予定している◯◯大学◯◯学部の就活 太郎と申します。
私事で恐縮ですが、家庭の事情でしばらくの間就活を休まざるを得なくなりましたので、今回の選考を辞退したくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名：———————————
◯◯大学◯◯学部 就活 太郎
メールアドレス：
電話番号：
例文③一身上の都合で辞退するとき
理由を伝えたくない場合は「一身上の都合」として構いません。
件名：面接辞退のご連絡（◯◯大学◯◯学部 氏名）就活 太郎
本文：
◯◯株式会社 （採用担当者の氏名）様
お世話になっております。
◯月◯日に面接を予定している◯◯大学◯◯学部の就活 太郎と申します。
一身上の都合により、今回の選考を辞退したくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名：———————————
◯◯大学◯◯学部 就活 太郎
メールアドレス：
電話番号：
例文④ミスマッチを感じた
件名：面接辞退のご連絡（◯◯大学◯◯学部 氏名）就活 太郎
本文： ◯◯株式会社 （採用担当者の氏名）様
お世話になっております。
◯月◯日に面接を予定している◯◯大学◯◯学部の就活 太郎と申します。
企業研究を進める中で、貴社の環境と私が求める環境が合わないと感じ、熟考した結果、選考を辞退させていただくという最終結論に至り、ご連絡させていただきました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名：———————————
◯◯大学◯◯学部 就活 太郎
メールアドレス：
電話番号：
スキル不足を感じた
件名：面接辞退のご連絡（◯◯大学◯◯学部 氏名）就活 太郎
本文：
◯◯株式会社 （採用担当者の氏名）様
お世話になっております。
◯月◯日に面接を予定している◯◯大学◯◯学部の就活 太郎申します。
貴社のお話を聞き企業理解を深める中で、私に求められているスキルとの差を実感し、熟考の末、選考を辞退させていただくという結論に至り、ご連絡させていただきました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名：———————————
◯◯大学◯◯学部 就活 太郎
メールアドレス：
電話番号：
まとめ
選考辞退は企業に迷惑をかける行為です。しかし、これまで解説してきたことを実践すれば失礼にはなりません。
もちろん、あなたの都合で辞退するのですから、少しでも早く連絡し、できるだけ迷惑をかけない配慮が必要です。
メールには、これまで時間をかけて対応してくれたことに対する感謝の言葉も付け加えましょう。
今回は断ったとしても別の企業へ就職したときや、仮に転職したときに取引先として関わる可能性もゼロではありません。
ビジネスの世界では断らなければならない場面も多くあります。正しくマナーを守って対応すれば、信頼関係が失われるのを防ぐことが可能です。
「断る」という経験は就職後も必要なので、社会人として必要なスキルと捉え、マナーを守って適切に連絡しましょう。
