【就活】履歴書に同封する送付状はどうやって書けばいい？

就活で履歴書を応募先企業に送る際、送付状(添え状)を同封すると聞いて、何を書くのか分からない学生の方も多いのではないでしょうか。

正しく記載したものであれば採用担当者に好印象を与える一方、間違えたものを送ってしまった場合、マイナスイメージとなってしまう可能性もあります。

今回は、新卒の就活生を対象に求人紹介を行っている「JOBマッチ」を担当する私が、就活の履歴書を郵送する際にどのように送付状を書いたら良いのか、マナーとテンプレを合わせて解説します。

就活を進める上で知っておきたい送付状（添え状）とは？

まずは、送付状がどんなものなのか、なぜ必要なのかを理解しましょう。目的を把握することによって、心を込めて作成することができますね。

挨拶代わりの書類

送付状は、ビジネスの場面で請求書や契約書を送付する際に同封する、「挨拶代わりの書類」のことです。

ビジネスのシーンでは、本題に入る前に季節や時事の話題に触れ、挨拶を交わすことが多々あります。

このような挨拶の役割を果たすのが送付状であり、ビジネスシーンや就活の場においては「本来、書類を手渡しすべきところを、送付して申し訳ない」という気持ちを表す意味合いもあります。

通知の役割

送付状にはまた、同封書類の内容を簡潔に通知する役割があります。

どんな要件で書類を送ってきたのかを、受け取る側が速やかに把握できるようにするのです。

就活の時期に、毎日沢山の書類に目を通している採用担当者にとって、送付状があることによってスムーズに書類を整理できるというメリットがあります。

A4サイズ白無地のコピー用紙を用意しよう

就活の履歴書を郵送するために送付状を作成する場合、紙のサイズはA４、白色の無地のコピー用紙を使用しましょう。

これは、就活の時に企業に郵送する履歴書やES、成績証明書などがA4サイズであることが多いため、紙のサイズを揃えるためです。

もし郵送する書類が別のサイズの場合、送付する書類に合わせたサイズを選ぶのがマナーとなります。

就活の履歴書に同封する送付状の書き方

では、どのように就活の履歴書に同封する送付状を書けば良いのでしょうか？

以下では送付状の書き方についてのマナーをテンプレートと一緒に解説します。

（１）送付年月日

まず初めに、いつ送付した書類なのかを明確にするために、送付年月日を右詰めで記載しましょう。

この時、元号または西暦のどちらでも問題はありませんが、就活の履歴書に記入した方と統一するのがマナーです。

（２）宛名（応募先企業の情報）

次に、「誰に宛てた書類なのか」が伝わるように宛名として応募先企業の情報を左詰めで記載します。

送付先の企業を正式名称で記載し、部署や担当者名がわかる場合には合わせて記載します。

（３）差出人の情報

「誰からの送付書類なのか」が伝わるように、右詰めで差出人の情報を記載します。

大学名・学部・学科・コース名を正式名称で書き、氏名、住所を記載します。履歴書と同様に、日中の連絡が付く電話番号とメールアドレスも記載すると良いでしょう。

（４）表題

「何の書類に関する送付状なのか」を明確にするために、表題（タイトル）を記載しましょう。

就活の履歴書を送る場合、「履歴書送付について」などと、端的に内容が伝わるような表題が好ましいです。

（５）挨拶文

挨拶文は基本的に３部構成となっており、①前文・②主文・③末文の順に書きます。

挨拶文の前には、頭語として「拝啓」、後には結語として「敬具」と記載することがマナーなので、覚えておきましょう。

①前文

前文には時候のあいさつを書きましょう。次いで相手の発展を喜ぶ言葉を入れます。

時候の挨拶は省いても問題ありませんが、前文に記載する際には月によって言葉が変わるので要注意です。以下の表をもとに、書類を郵送する時期に合わせた言葉を使いましょう。

提出月	時候の挨拶	提出月	時候の挨拶
１月	初春の候・新春の候・厳冬の候	７月	盛夏の候・仲夏の候・猛暑の候
２月	立春の候・早春の候・残寒の候	８月	残暑の候・晩夏の候・立秋の候
３月	春分の候・春陽の候・浅春の候	９月	初秋の候・新秋の候・秋冷の候
４月	春暖の候・陽春の候・仲春の候	１０月	仲秋の候・秋涼の候・秋晴の候
５月	新緑の候・薫風の候・立夏の候	１１月	晩秋の候・向寒の候・菊花の候
6月	小夏の候・入梅の候・梅雨の候	１２月	師走の候・初冬の候・寒冷の候

②主文

主文には就活の履歴書の送付の旨を、簡潔に書きましょう。

③末文

末文には「送付した書類を読んでいただきたい」という旨の文を記載します。

（６）送付内容

就活の送付状の最後には、記書きで同封書類がどういったものなのかを示します。

記書きとは、本文中で「下記の書類をお送りします」などと示した事項について、別途記載することによって、相手に確認してほしいことを分かりやすく示す方法です。

ビジネスの場面においてもよく使われるので覚えておくと良いでしょう。

【最終チェック】履歴書送付時に気をつけること

就活の送付状が作成できたら、以下のことができているか確認を行いましょう。

封筒の宛先と送付状の企業情報が一致しているか

就活では何十社もの企業に対して履歴書を提出するので、「宛先を間違えてしまった」というミスが起こる可能性があります。

特に、封筒の宛先は合っていたが、送付状に記載する企業情報が間違っていたなんてことは、応募先企業に対して大変失礼なことになります。

採用担当者からマイナスイメージを持たれないためにも、履歴書などの書類を封筒に入れる際には宛先がしっかりと合っているかを確認しましょう。

送付状は一番上に、記載した順番で書類を同封する

送付状は封筒に入っている書類が何なのかをすぐに確認できるよう、一番上に入れましょう。

一番下や書類の間に入れてしまうと、本来の役割を果たせなくなってしまいます。

また、送付する書類は、記書きで記載した順番で入れましょう。

その際、送付状に記載した書類内容と相違がないか、入れ忘れがないかをしっかり確認してください。

就活の送付状に関するよくある質問

ここからは、就活で履歴書を郵送する際に同封する送付状を作成するにあたって、よくある質問について解説していきます。

手書きかパソコンで作成、どっちがいい？

基本的に、送付状を作成する際には、パソコンで横書きスタイルで作成します。

もちろん、就活の履歴書を送る際の送付状は手書きで書いても問題ありませんが、何社にも書く場合にはパソコンのWordなどで作成した方が、圧倒的に効率が良いです。

また、手書きの送付状は、就活の採用担当者によっては「合理性がない」という印象を与えてしまう可能性があります。

送付状(送り状)に自己PRや志望動機を書いてもいいの？

就活の履歴書に同封する送付状には、自己PRや志望動機は必要ありません。

先にも述べましたが、送付状は郵送した書類を相手に簡潔に伝えるためのものです。

そのため、履歴書と同様に自己PRや志望動機を書いてしまうと、伝えたい内容がブレてしまい、分かりにくくなってしまうのです。

送付状を入れ忘れたら？

就活において送付状を入れ忘れてしまっても問題ないです。

「送付状がなかった」ということが選考にマイナスの影響を与えることはありません。

しかし、ビジネスのシーンでは送付状を郵送する書類に同封する機会が多く、丁寧な印象を与えることができるので、企業側が「不要」と明示していなければ送ることをおすすめします。

受付や面接官に手渡しする際にも必要？

就活の履歴書やエントリーシートを企業や面接会場に持参する場合には、送付状は必要ありません。

面接官に直接手渡しする際には、履歴書を封筒から出して正しい向きで渡すのがマナーです。

企業の受付に渡す際には封筒から履歴書を出す必要はありませんが、封筒が正しい向きであるかどうかを確認しましょう。

頭語に「前略」を使用してもOK?

基本的に頭語に「前略」と書くのは、親しい方へ宛てた書き方です。

企業に履歴書を送る際には不適切な表現なので、使用しないように注意しましょう。

まとめ

就活の履歴書を郵送する際に同封する送付状（添え状）の書き方については理解できたでしょうか？

送付状は就活の場面のみならず、ビジネスシーンでも多く使用され、転職の際にも必要なマナーですので、覚えておくと良いでしょう。

この記事で紹介したテンプレートをもとに、正しい書き方で就活の履歴書に同封する送付状を作成してくださいね。