就活中は様々な書類を取り扱いますが、中でも準備を忘れがちなのが「成績証明書」です。
この記事では、就活における成績証明書の必要性と、成績証明書を発行・提出するときの注意点を解説します。
就活の選考を控えている方はぜひ参考にしてみてください。
就活で成績証明書の提出を求められる理由
まずは、企業が就活生に対して成績証明書の提出を求める理由について詳しく見ていきましょう。
卒業できるかどうかを確認するため
せっかく内定を出しても、その学生が単位不足等で留年することになってしまえば、当然ながら予定通りの雇用はできなくなります。
このため、企業は事前に成績証明書を取得し、その就活生が予定通り入社できるかどうかを確認しているのです。
履歴書に嘘がないかどうかを確認するため
履歴書の内容は自己申告制であるため、必ずしも記載されている内容が真実とは限らない場合があります。
とは言え、履歴書の真偽を個別に学校へ確認するといった余裕はなく、基本的には履歴書の内容を信じるしかありません。
成績証明書を取得すれば、就活生の在籍する学校名・学部・単位・評価等の情報を確認でき、履歴書の内容と照らし合わせることが可能となります。
就活生の人柄を確認するため
成績証明書に記載されている履修内容から、就活生の人物像をイメージするという目的もあります。
成績証明書を見れば、就活生がどのような分野に関心を持っているのか、またどのような分野を得意としているのかといった情報を読み取ることが可能です。
成績証明書の内容だけで採用を判断されることはありませんが、就活生の人となりを知る材料の1つとして活用されているのは間違いないと言えるでしょう。
就活中の書類提出方法・タイミング
続いて、成績証明書の提出を求められるタイミングやその方法について詳しく見ていきましょう。
選考段階で提出する場合は手渡しが基本
成績証明書の提出を求められるタイミングとして多いのが、二次面接や最終面接といった選考の終盤です。
選考の序盤で成績証明書の提出を求めた場合、応募者の数が多く内容確認に時間を要してしまうことから、ある程度人数が絞られてから依頼される可能性が高いでしょう。
このように、選考の途中段階で成績証明書の提出を求められた場合は、面接等の際に手渡しで提出するのが一般的です。
手渡しの場合も封筒に入れて持参し、裸で渡すということがないようにしましょう。
またこのとき、クリアファイルに書類を挟んだ状態で封入しておくと汚れや折れを防止できるのでおすすめです。
内定決定後の場合は郵送するケースが多い
企業によっては、選考後の内定通知のタイミングで成績証明書の提出を求めてくるケースがあります。
内定が決まったあとに成績証明書の提出が必要となる場合は、その就活生が問題なく卒業できるかどうかを確認するというのが主な目的になっていると考えられるでしょう。
このようなケースでは、内定承諾書と同封する形で郵送にて提出するのが一般的です。
なお成績証明書に限らず、就活で書類を郵送する際は添え状を作成して送付するのがマナーとなるので忘れないようにしましょう。
またこちらもクリアファイルに挟んだ状態で封筒に入れておくとより丁寧な印象を与えられます。
成績証明書を発行するときの注意点
ここからは、成績証明書を発行する際の注意点について解説していきます。
発行までに時間がかかる場合がある
成績証明書は在籍する大学にて取得できますが、必ずしも申請したその日に受け取れるとは限りません。
大学によっては発行までに数日かかる場合もあるため、なるべく余裕を持って手続きしておくことが大切です。
また、どうしても発行が間に合わない場合は早めに会社へ謝罪の連絡を行い、いつまでに提出できるのかを伝えるようにしましょう。
発行後は厳封したまま扱う
会社へ提出する前に成績証明書を開封してしまうと、その成績証明書自体が無効となる可能性があります。
大学が発行した書類であれば信憑性が高いと言えますが、開封済みのものになると、改ざんの可能性が出てきてしまうためです。
成績証明書を取得したあとは、厳封された状態のままで提出するようにしましょう。
予備も含め複数発行しておくと安心
企業によって成績証明書の提出を求められるタイミングは異なるため、いつ依頼されても対応できるようにしておく必要があります。
特に成績証明書の発行に時間がかかる場合は、予備も含めて複数枚まとめて申請しておくと安心です。
予備を持っておくことで、例えば成績証明書を紛失したり汚したりしてしまった場合でも、すぐに新しいものを提出できるといったメリットもあります。
まとめ
- 成績証明書は、就活生の卒業見込みや人物像を確認するために提出が求められる
- 選考の終盤または内定通知後に提出するケースが多く、手渡しの場合でも郵送の場合でも封筒に入れて提出するのがマナー
- 成績証明書は発行までに時間がかかるケースもあるため、余裕を持って取得することが大切
就活の際はESや履歴書の作成に意識が向きがちですが、成績証明書のように発行手続きを要する書類についてもしっかり準備することが大切です。
提出を求められてから慌てることがないよう、早めに発行手続きを済ませておきましょう。
