新卒就活生の中には、履歴書を企業に提出する際にどのように封筒に書けば良いのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
履歴書の封筒の正しい書き方・マナーを理解していないと、就活の採用担当者からの印象が悪くなってしまう可能性があります。
今回は、新卒の就活生を対象に求人紹介を行っている「JOBマッチ」を担当する私が、就活の履歴書を封筒で郵送または手渡しする際のマナーについて解説します。注意すべきポイントについても解説しているので、是非参考にしてください。
就活の履歴書を入れる封筒の選び方
まずは、就活の履歴書を入れる封筒の選び方をご紹介します。
サイズは角形2号
履歴書などの応募書類は2つ折りの状態で封入できる封筒サイズを用いることがマナーとされています。
したがって、就活の履歴書を入れる封筒のサイズは、角形2号を選ぶと良いでしょう。
角形A4号という封筒サイズもありますが、就活の履歴書を郵送する際にはクリアファイルに挟んで封入するため、ゆとりがほとんどなくなってしまいます。
角形2号は程よいゆとりがあるため、就活の採用担当者が履歴書を取り出しやすいのです。
JOBマッチ担当者色は白がおすすめ
封筒には主に茶色や水色、白色などがありますが、どの色を選んでも問題ありません。
しかし、茶色や水色は事務的な郵便でよく使われるため、そのほかの郵便物に紛れてしまうことが考えられます。
白色の封筒は宛名や「履歴書在中」の文字がはっきりと見える利点があります。また、白色の封筒は、市販されている履歴書に同封されていることが多く、無難であると言えるでしょう。
そのため、就活において履歴書を入れる封筒は白色を選ぶことをおすすめします。
就活の履歴書を郵送する際のマナー
ここでは、就活の履歴書を郵送する際のマナーについて解説します。就活に限らず、社会人としてのマナーでもあるので、しっかりと理解しましょう。
送付状を作成しよう
送付状とは、あいさつの役割を果たす書類です。誰が、何を、どんな目的で書類を送ってきたのかを採用担当者に示します。
採用担当者は日々たくさんの書類に目を通しており、その際に送付状があれば、その都度確認しなくても内容を把握することができるのです。
送付状は郵送時のみ必要であり、企業に持参したり手渡しする際には必要ありません。
就活で、たとえ送付状を同封し忘れたとしても、選考結果に直接影響するわけではありませんが、一つのマナーとして印象を左右することは間違いなく、書類選考突破のセオリーとなるでしょう。
就活における送付状についての詳しい解説は以下の記事を参照してみてください。
クリアファイルに全ての書類を入れる
先ほどもお伝えした通り、就活の履歴書などの応募書類は濡れたり、折れ曲がってしまったりするのを防止するためにクリアファイルに入れた上で封筒に入れます。
封筒に入れる順番としては、上から順に①送付状→②履歴書→③その他応募書類です。
上下逆さまに入っているとマナー違反と受け取られてしまうかもしれません。しっかりと向きが揃っているかを確認してから入れるようにしましょう。
ノリで封をして「〆」と記入する
封筒に必要書類が全て入ったクリアファイルを入れた後、しっかりと糊付けをしてください。糊がはみ出してしまうと他の郵便物とくっついてしまうので、適量を塗布しましょう。
封を閉じた後は、「〆」と記入します。「〆」は発送から一度も開封されずに宛先に届いたことを意味します。
「〆」を書かないことが選考の結果に影響するわけではありませんが、丁寧な印象を与えることができます。
JOBマッチ担当者就活の履歴書を手渡しする際のマナー
以下は就活の履歴書を企業に持参したり、面接官に直接手渡しをする際のマナーです。しっかりと確認しておきましょう。
クリアファイルに入れた上で封筒に入れる
就活の履歴書を手渡す際には、汚れたり破損したりすることを防ぐために、郵送時と同様、クリアファイルに必要書類を全て入れた上で、封筒に入れて持参しましょう。
中身を取り出して渡すので、封をする必要はありません。
宛先は不要
手渡しの際には宛先を書く必要がありません。
郵便局などの他者を介さず、直接相手に渡すため、あえて封筒に書いて示す必要がないのです。
「履歴書在中」と差出人は必須
宛先は不要ですが、それ以外は郵送時のマナーと同様です。
「履歴書在中」は封筒の表面左下に赤色のペンで記入し、枠で囲みましょう。なんの書類が入っているのかを一目でわかるようにする必要があります。
差出人は裏面左下に記入します。
面接官に直接手渡しする場合、封筒から出す
就活の履歴書を面接官に直接手渡しする場合、履歴書が入ったクリアファイルを封筒からだし、クリアファイルの下に封筒を添えて手渡します。
これは、面接官がその場ですぐに読むことが想定されるからです。相手に手間を取らせず、すぐに読めるように配慮しましょう。
面接官から履歴書提出の旨の指示があったら「こちらが履歴書でございます。よろしくお願いいたします。」などと一言添えて両手で渡します。
この時、履歴書が面接官から見て正しい向きになるように注意しましょう。
受付に手渡す場合は、封筒のままでOK
就活の履歴書を企業の受付やスタッフなどに渡す際には封筒から出す必要はありません。
ただし、封筒の向きは渡す相手が正しく読める方向で、両手でわたしましょう。
封筒の宛先の書き方【表面】
①郵便番号
まずは封筒の表面右上に郵便番号を記入します。
封筒に記入欄がある場合、枠に従って記入してください。
記入欄がない場合、封筒の右上部分に直接記入しましょう。この時、郵便番号マーク「〒」を記入する必要はありません。
②宛先の住所
履歴書を送る企業の住所を記入します。
封筒の右上の端から縦書きで、都道府県、建物名・階数などを正式名称で記入します。数字は漢数字を用いましょう。
バランスよく書くために、キリのよいところで改行をし、2~3行目はそれぞれ前の行から少し下げた場所から記入します。
③宛名
封筒の中央よりやや右の部分に社名、中央部分に部署名、わかる場合には担当者名を記入します。住所よりも一段下げて書くのがポイントです。
（株）などは使用せず、「〇〇株式会社」など正式名称で記入しましょう。
また、担当者名がわかる場合には、「人事部 〇〇様」、わからない場合には、「人事部 御中」または「人事部 新卒採用ご担当者様」と書きます。
JOBマッチ担当者④履歴書在中
最後に、封筒左下に赤いペンで「履歴書在中」と記入し、枠線で囲みます。
これは、企業には毎日多くの郵送物が届くため、他の郵便物に紛れてしまう可能性があるからです。そのため、新卒就活などの採用に関わる重要な書類であることを一見してわかるようにする必要があります。
元々封筒に「履歴書在中」と書かれているものを使用したり、「履歴書在中」のスタンプを買うのも一つの策です。
⑤切手
就活の履歴書を郵送する場合、サイズが角形2号だとすれば、定形外郵便物(規格内)になります。
封筒、履歴書、クリアファイル、送付状などのトータルの重さを考慮しても、100gを超えることは少ないため、料金は140円です。
速達を利用する場合はその分料金が加算されますが、ほとんどが140円で郵送することができるので、覚えておくと良いでしょう。
切手は封筒の左上に貼ります。本来は裏面に水をつけて接着しますが、不安な方はスティックノリなどで接着するのも良いでしょう。その際にはノリのはみ出しに注意してください。
140円切手1枚で収めるのが最善ですが、２枚以上になってしまう場合には、料金が大きい順に左側から貼りましょう。
封筒の差出人の書き方【裏面】
封筒の裏面に差出人の住所などを記入する理由としては、宛先の記入間違いや、郵送事故があった際に、郵便物の戻し先を明確にするためです。
宛先に届けることができなかった大事な履歴書が行先不明とならないよう、忘れずに記入しましょう。
①郵便番号
封筒裏面の左下部分に横書きで郵便番号を記入します。
この時にも郵便番号マーク「〒」は必要ありません。
郵便番号の下に住所と名前を書くのでスペースを空けておきましょう。
②差出人住所
履歴書に記入した住所と同じ住所を記入します。
都道府県から建物名まで、正式名称で記入しましょう。宛名と同様、バランスを見ながら、キリのいいところで改行をし、2行目以降はそれぞれ前の行より少し下げて書くのがポイントです。
③差出人名
差出人住所の左側に記入します。
ポイントは、差出人が誰なのかを明確にするために、郵便番号や住所よりも大きく書くことです。姓と名の間には1文字分の間隔を空け、バランスよく記入しましょう。
【要チェック】注意すべきポイント
最後に、就活で履歴書を提出する際に注意するべきポイントについて解説します。採用担当者に好印象を与えるためにも、要チェックです。
書留やメール便で郵送するのはNG
就活で履歴書を郵送する場合は、普通郵便または速達で郵送するのがマナーです。
書留は配達状況を確認できるので安心ですが、受け取り時にサインや印鑑が必要であるため、採用担当者の手を煩わせてしまいます。
また、メール便で信書を送ることは郵便法で禁止されており、就活の履歴書はこれに該当します。トラブルを防ぐためにしっかりと確認しておきましょう。
提出期限を確認
就活の選考過程で履歴書の提出を求められたら、余裕を持って提出しましょう。
郵送で提出する場合には、到着までに時間がかかるため注意が必要です。確実に期限内に届くようにしましょう。
期限間近になってしまった場合には、当日消印有効なのか、必着なのかをチェックしましょう。
当たり前のことですが、期限を過ぎてしまった就活の履歴書は受け取ってもらえず、選考に進むことができないので、しっかりと確認をしてください。
履歴書のコピーを取っておく
自分が郵送または手渡しした履歴書に、何が書いてあったか分からないということがないようにコピーを取っておきましょう。
就活で履歴書を提出して時間が空いてから面接などに挑むと、書いた内容を思い出せないことがあるかもしれません。コピーを手元に置いておくと、面接前などに内容を確認できるので、安心ですね。
常に丁寧な対応で履歴書を渡そう
受付に提出する際に、選考に関係のない人と決めつけ、雑な対応をするのはNGです。
企業またはその周辺での行動で、ビジネスパーソンとしてのマナーができているのかをチェックされるケースがあります。
常に就活の選考の一環だということを意識し、気を抜かず丁寧な対応を心がけましょう。
まとめ
この記事では、就活の履歴書を入れる封筒について、郵送時のマナーや手渡しするときのマナーについて解説しました。
封筒の宛先や差出人の書き方はビジネスをする上でも重要なマナーとなります。しっかりと覚えておきましょう。
手書き・印刷に関わらず、あなたの魅力が詰まった履歴書が採用担当者の目に留まり、書類選考を突破できることを願っています。
